Как делать график ганта в excel. Диаграмма Ганта — инструмент для тех, кто не любит срывать сроки. Как построить график Ганта в программе
Диаграмму Ганта часто используют для иллюстрации плана или графика проекта. Она является популярным методом планирования проектов и нередко ее можно встретить в приложениях по управлению проектами. Как же ее создать?
Диаграмма Ганта представляет собой горизонтальную гистограмму. Допустим, есть такая таблица. На ее основании нужно построить Диаграмму Ганта, с помощью которой можно будет увидеть длительность каждой задачи и распределить свою занятость.
Столбец А в этой таблице означает имя задачи, столбец В - дату начала той или иной задачи, столбец С - продолжительность выполнения задачи в днях. Рекомендуется удалить описание столбца А (в шапке), если таковое имеется, чтобы Excel не использовал столбцы А и В как категории осей. Теперь можно приступить к созданию диаграммы. Для этого нужно:
Убрать зазор между боками рядами можно, нажав на ряды (полосы красного цвета) правой клавишей мыши, выбрав Формат ряда данных и сдвинуть влево регулятор «Бокового зазора».
В проектном менеджменте.
Что это такое?
Диаграмма Ганта предназначена для иллюстрации разных этапов работы в сфере малого и среднего бизнеса. Визуально представляет собой простой набор полосок, состоящих из двух главных осей: дел и времени. Каждому временному промежутку приписывается определённая задача, которая должна быть выполнена.
На диаграмме, помимо основных блоков, может присутствовать специальный дополнительный столбец, показывающий процент выполнения работы. Особые отметки - вехи - применяются для выделения двух и нескольких задач и демонстрации последовательности их выполнения.
График Ганта является своеобразным стандартом в области управления проектами, ведь именно с его помощью появляется возможность показать структуру выполнения всех этапов проекта наглядно.
Для чего нужна диаграмма Ганта?
С учётом того, что большая часть людей является визуалами, диаграмма даёт возможность решить одну из основных задач и показать персоналу, над чем следует работать, какие ресурсы применять в процессе и с какой скоростью выполнять те или иные задачи. Вся информация подаётся в сжатом виде, без использования запутанных таблиц и огромного количества текста. При этом суть ясна и понятна всем, без исключения, участникам проекта.
Использование диаграммы значительно упрощает небольших масштабов и даёт возможность всегда держать деятельность сотрудников под контролем.
История появления первого графика
Первый формат диаграммы был разработан и протестирован Генри Л. Гантом в начале ХХ века. Учёного наняли для управления строительством кораблей для использования в Первой мировой войне. Специальный график позволил ему координировать работу нескольких инженеров, контролируя выполнение задач в заданные сроки. Начал Гант непосредственно с перечисления всех требуемых задач и их планирования в соответствии с имеющимися в наличии ресурсами.
Важным этапом стала демонстрация зависимости одних заданий от других. Кроме того, Гант выделил для каждого человека период времени, в течение которого тот должен был завершить определённый вид деятельности, указал, кто и какую задачу будет выполнять с учётом времени, отведённого на выполнение проекта.
Построение диаграммы Ганта происходит с использованием вертикальной оси, представляющей разные задачи, а также горизонтальной, представляющей время.
Диаграмма Ганта в современном мире
Данный не теряет актуальности и в наши дни, ведь он позволяет обеспечить графическое отображение производственного плана, упрощает контроль за прогрессом в выполнении поставленных задач. График Ганта стал настолько мощным аналитическим инструментом, что практически на протяжении 100 лет не претерпевал никаких изменений. Лишь в 90-х годах прошлого века с целью более подробного описания взаимосвязей в него были внедрены линии связи между различными задачами:
- «финиш-старт» - действие В не может начаться до завершения действия А;
- «старт-финиш» - действие В не может начаться до тех пор, пока не начнётся действие А;
- «старт-старт» - действие В начнётся не раньше, чем действие А;
- «финиш-финиш» - действие В должно закончиться не раньше, чем закончится действие А.
Есть факты, что диаграмма Ганта применялась при возведении таких гигантских инженерных сооружений, как (Лас-Вегас, 1939 г.) и система Эйзенхауэр-шоссе (объединяет большинство крупных городов США).
Инструкция: как построить график Ганта за 5 шагов?
Шаг 1. Сбор данных
Для того чтобы построить график, нам понадобятся следующие данные:
- координаты всех наборов данных (откуда должен начинаться каждый из столбиков);
- название каждого этапа;
- продолжительность каждого этапа.
Для удобства вписываем их сразу в соответствующие поля таблицы. После того как мы ввели всю требуемую информацию, можно переходить к созданию самой диаграммы.
Важно: проследите за тем, чтобы все форматы данных были указаны правильно: в частности, это касается дат.
Шаг 2. Формирование макета
Итак, нам известна цель планирования и ключевые данные, на основе которых мы будем строить график. Теперь в окне табличного процессора нам нужно перейти в раздел «Вставка -> Диаграмма», а затем нажать на пункт «Линейчатая». Нам нужна не обычная, а с накоплением, так как только в ней предусмотрен второй ряд данных, который в нашем случае будет основным.
Шаг 3. Стираем всё лишнее
Для того чтобы сделать это, в программе предусмотрены специальные инструменты. На появившейся на экране диаграмме вам нужно навести на синюю полоску, кликнуть по ней правой кнопкой и выбрать в появившемся меню «Формат ряда данных». Высветится окошко, в котором нам нужно перейти к пункту «Заливка» и выбрать пункт «Нет заливки». После этого диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Шаг 4. Завершающие штрихи
Так как по умолчанию все данные в нашем графике расположены в порядке снизу вверх, нам придётся несколько видоизменить его. Для этого мы кликаем правой кнопкой мышки по оси категорий (той, возле которой у нас расположен список заданий), переходим к окну «Формат оси». Сразу же открывается нужная нам вкладка - «Параметры оси». Поставьте галочку напротив пункта «Обратный порядок категорий». По сути, диаграмма Ганта уже готова, остаётся лишь пара полезных мелочей.
Шаг 5. Форматирование
Итак, продолжаем работу над графиком. Как видите, выглядит она пока что неказисто, и сейчас мы исправим это средствами самого табличного процессора:
- Растягиваем диаграмму до нужного размера с помощью стрелочки в правом верхнем углу.
- Выделяем все даты в табличке, кликаем по области выделения правой кнопкой мыши и переходим в «Формат ячеек-> Число». В этом разделе представлены основные числовые форматы, с которыми мы работаем. Чтобы надписи не налезали друг на друга, советуем выбрать более краткий вариант записи. Затем опять-таки правой кнопкой нажимаем на ось с датами на диаграмме, выбираем «Формат оси -> Число» и ставим галочку возле пункта «Связь с источником».
- Выделяем легенду (обозначения «Дата» и «Продолжительность» справа) и нажимаем кнопку Delete на клавиатуре.
- Открываем «Формат оси -> Параметры» и устанавливаем минимальные и максимальное значения (мы поставили 15 декабря, так как это понедельник, и 3 января). Здесь же мы можем выставить цену основных делений (это удобно в тех случаях, если, к примеру, работа над проектом будет длиться несколько недель или месяцев). В нашем случае удобнее оставить значение по умолчанию (2.0).
Ещё немного экспериментов с форматированием - и вот какая красота у нас получается в итоге. Перед вами - готовая диаграмма Ганта. Пример, который мы привели, безусловно, очень прост - однако этого достаточно для того, чтобы вникнуть в суть такого метода планирования и наглядной демонстрации процесса выполнения тех или иных задач.
Другие программы для создания графика
Разумеется, существует множество других, более совершенных программ, облегчающих управление проектами. Диаграмма Ганта любой сложности может быть легко построена с помощью таких приложений, как:
- SchedRoll;
- Gantt Designer;
- Mindjet JCVGantt Pro;
- Microsoft Project и многих других.
Кроме того, существует целый ряд онлайн-сервисов, которые предоставляют своим пользователям возможность не только планировать свои дела, но и получать регулярные отчёты, уведомления о текущем статусе задач по электронной почте. Впрочем, нельзя отрицать и тот факт, что конфиденциальность данных, хранящихся в сети, находится под угрозой, да и стационарное ПО, устанавливающееся прямо на компьютер пользователя, как правило, обладает намного более широким функционалом и надёжнее в работе.
Преимущества и недостатки метода
Напоследок стоит детально рассмотреть основные достоинства и недостатки описанного метода планирования и управления.
Главным преимуществом, бесспорно, является графическая подача материала. Как правило, бизнесменам удобно работать с графиками Ганта - им нравится возможность чётко выделить и обозначить этапы работы над проектом. За счёт представления заданий в виде различных цветных полос все члены команды могут буквально с первого взгляда определить свои задачи.
Следует также отметить то, что диаграммы Ганта являются отличным презентационным инструментом, который способен продемонстрировать ключевые приоритеты проекта. То есть, как только руководящие лица выделяют и распределяют каждый из имеющихся в наличии ресурсов, команда моментально узнаёт об этом и следует дальнейшим указаниям. Данное свойство графика Ганта крайне полезно для руководителей высшего звена - используя его, можно намного проще подготовить подробный, ёмкий отчёт о состоянии выполнения различных проектов.
Тем не менее, как и у любого другого метода планирования, у диаграммы Ганта есть свои недостатки. Один из них - это зависимость задач. Довольно часто в процессе у руководителей возникает необходимость показать, какие из указанных заданий связаны друг с другом. Но, к сожалению, сам формат диаграммы не позволяет сделать этого. Для того чтобы обойти это ограничение, менеджеры прибегают к различным хитростям: например, добавляют в график специальные вертикальные линии, которые демонстрируют ключевые зависимости. Однако это лишь временное решение, не способное передать информацию в полном объёме.
Ещё одним минусом графиков Ганта можно назвать их негибкость. В наши дни проекты не являются статичными - в них постоянно происходят какие-то изменения, сдвиги, учесть которые в диаграмме просто невозможно. Прежде чем приступать к построению графика, руководителям приходится просчитывать всё до мелочей, ведь при малейшем изменении оценки нужно перерисовывать «с нуля» всю диаграмму. И это не говоря уже о том, что возможность проиллюстрировать несколько разных способов планирования за один раз также отсутствует.
Вне зависимости от того, зачем вам нужна диаграмма Ганта, программа (даже самая «продвинутая») не сможет отобразить значимость и ресурсоёмкость тех или иных работ, их сущность. А потому для особо масштабных проектов она используется крайне редко.
Тем не менее невозможно отрицать то, что в практике управления проектами данный метод чрезвычайно распространён - за более чем вековую историю его использования люди имели возможность убедиться в его работоспособности и высокой эффективности.
Школа Юрия ОкуневаДоброго времени суток, друзья! С вами Юрий Окунев.
Продолжаем разговор про методики контроля времени. Сегодня я хочу вам рассказать про простую методику, которая позволит играючи управлять даже самыми сложными, многоуровневыми процессами. К вашему вниманию - таблица Ганта во всей красе! Поехали!
Методика была разработана хорошо известным в XIX-XX веках американским исследователем в области менеджмента, Генри Ганттом.
Работая над оптимизацией решения управленческих задач, он взял для анализа судостроительную область, которая была чрезвычайно развита в США во время Первой мировой войны.
В качестве инструмента для контроля сроков выполнения поставленных задач, он составил диаграмму, которая произвела в мире менеджмента того периода настоящий фурор. Система позволяла разложить даже самый трудоемкий и многоступенчатый процесс на мелкие задачи с последующим контролем соблюдения сроков решения каждой из них. Все предельно просто, наглядно и действительно эффективно. Идея так понравилась американцам, что ее с огромным успехом стали применять во всех самых крупных инженерных проектах национального масштаба. Через некоторое время о находке Генри Гантта узнали и в других странах.
Спустя многие годы, исходный шаблон претерпел, конечно, некоторые изменения, был усовершенствован. Но основной посыл остался неизменным, ибо, как и все гениальное, его просто невозможно оспорить.
Что представляет собой матрица Ганта?
Это таблица (или график, диаграмма - какой формат вам больше понравится), состоящая из двух элементов - списка задач (обычно выводятся списком слева) и шкалы с датами (отображается сверху, снизу). На пересечении соответствующих столбцов отмечаются временные отрезки, соответствующие длительности решения поставленных вопросов.
График Ганта, пример построения (допустим, ваша задача - перекрасить стены в комнатах):
Можно сделать визуализацию процесса еще более детальной. Например, если задачи распределены между разными людьми, то вы можете задать для каждого исполнителя свой цвет и закрасить им соответствующие клетки таблицы. Так вы сможете контролировать действия каждого ответственного лица.Как видите, не сложная, но достаточно трудоемкая задача теперь предельно ясна, т.к. разложена на этапы, каждому из которых заданы четкие временные рамки. Благодаря этому вы уже знаете, какие мини-вопросы нужно решить для получения конечного результата. Знаете, в какой последовательности это сделать. А также видите, какие задачи будут пересекаться друг с другом по времени.
Как построить график Ганта в программе
В принципе, вы можете рисовать аналогичные таблицы от руки или делать это в обычном вордовском документе. Но если речь пойдет про действительно сложные процессы, то здесь разумнее воспользоваться вспомогательным ПО.
В частности, в интернете вы найдете множество подробной информации о том, как построить диаграмму Ганта в Excel. Достаточно сделать одну диаграмму, и после использовать ее в качестве шаблона для последующих документов.
Кроме этого, вы можете подобрать более приятную по интерфейсу и функционалу специализированную программу. Их также в сети огромное количество. Есть как бесплатные предложения, так и платные сервисы. По своей сути они идентичны тому же Excel, но работать в них, возможно, вам будет проще. Так что ищите, выбирайте и пользуйтесь!
Для чего нужна диаграмма Ганта вам?
Да, для чего угодно! Начиная с самых простых будничных бытовых задач типа покраски стен дома и заканчивая сложными деловыми целями, масштабными бизнес-проектами.
То есть если у вас есть некий процесс, состоящий из ряда подзадач, и имеется необходимость спланировать время реализации поставленной цели (тайм-менеджер без этого просто не может!), то вам стоит сделать таблицу Ганта.
При желании всегда можно усложнить ее своими собственными элементами - схематической разметкой, цветовой градацией, информационными пометками и пр. Главное, чтобы было максимально информативно и полезно именно для вас.
**
Очень надеюсь, что методика Ганта найдет достойное применение и в вашей профессиональной деятельности, и в повседневности. Еще больше практических приемов для повышения продуктивности труда и жизни ожидает вас на моем у.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .
На этом разрешите откланяться. В скором времени выйдут новые публикации, подпишитесь на новости, чтобы ничего не пропустить. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.
Данный тип столбчатых диаграмм назван по имени разработавшего их Генри Л. Ганта. Произошло это событие в 1910 году.
Горизонтальные столбцы в диаграмме Ганта располагаются вдоль временной оси. Каждая полоса символизирует определённый этап работ в рамках одного проекта.
Концы отрезка – точки начала и завершения работ над задачей, длина – длительность выполнения.
Вертикальной осью в такой диаграмме служит список необходимых задач.
Прежде чем начатьпостроение диаграммы Ганта, необходимо создать таблицу данных , на основе которых будет составляться сама диаграмма. Ее можно скопировать из файла или ввести вручную в новом листе Excel .
В первый столбец нужно вводить название конкретного этапа проекта. Второй нужно отвести под дату (время) начала выполнения этапа.
Следующий столбец будет содержать длительность выполнения этапа. Пятый (необязательный) будет с величиной задержки между этапами.
Отрицательное значение будет означать наложение этапов по времени. И последний следует отвести под дату (время) завершения этапа.
После организации таблицы с данными можно начинать непосредственносоздание диаграммы ганта.
Чтобы создать заготовку будущего графика необходимо выделить два первых столбца.
Во вкладке «Вставка» верхнего меню нужен раздел «Диаграммы». В нем необходимо навести курсор на пункт «Линейчатая».
В выпавшем окне вариантов необходимо выбрать «Линейчатая с накоплением». С другими вариантами создание диаграммы Ганта невозможно.
По клику появится форма с первичной диаграммой, которая будет заготовкой для готовой диаграммы.
В заготовке необходимо удалить легенду, то что она отражает в процессе совсем не пригодится. Затем можно удалить или изменить название диаграммы.
Сделать это можно двойным кликом по нему.
Следующий этап – создание отрезков полос, которые и будут той самой диаграммой.
Для этого потребуется скопировать содержимое колонки «Длительность».
И вставить его в заготовку диаграммы. Именно эти отрезки и станут диаграммой Ганта. Теперь понадобится скрыть ненужные синие отрезки полос.
Для этого нужно сначала выбрать их все, кликнув один раз левой кнопкой по любой линии. Когда все линии выделены, нужно кликнуть по любой из них правой кнопкой.
В контекстном меню нужно нажать на пункт «Заливка» и в выпавшей форме выбрать «Нет заливки».
Ненужные отрезки скрыты, можно приступать к настройке внешнего вида диаграммы.
Оформление диаграммы Ганта
Тут видно, что порядок пунктов в вертикальной оси не соответствует тому, как они расположены в таблице. Их нужно инвертировать.
Чтобы это изменить, понадобится выпадающее меню оси . Вызывается оно правым кликом по одному из пунктов вертикальной оси.
В нем нужен пункт «Формат оси…», который открывает окно настройки оси.
В этом окне потребуется поставить всего один флажок «Обратный порядок категорий», который и приведет положение пунктов в надлежащий вид.
После его выделения нужно нажать кнопку «Закрыть», что в нижней части окна. Теперь можно приводить в порядок верхнюю ось.
Меню вертикальной оси вызывается так же, как и настройки горизонтальной. В окне настроек придется внести больше изменений.
В первой вкладке, «Параметры оси», необходимо задать такие параметры:
- Перевести флажок «Минимальное значение» в позицию «Фиксированное», а в поле ввести дату (время) начала первого этапа проекта.
- Перевести флажок «Цена основных делений» в позицию «Фиксированное», а в поле ввести минимальное значение деления.
- Перевести флажок «Цена дополнительных делений» в позицию «Фиксированное», а в поле вести минимальное значение делений. ОТ этого пункта зависит подробность отображения графика.
Во вкладке «Выравнивание» есть пункт «Направление текста». Для удобства отображения дат на верхней оси подойдет пункт «Повернуть текст на 270 0 ».
После этого останется только нажать кнопку «Закрыть».
На этом, в общем, диаграмма готова, для большей наглядности стыков этапов можно расширить сами полосы.
Для этого нужно выделить их одним левым кликом, затем правым кликом вызвать выпадающее меню. Необходимое окно настроек открывает пункт «Формат ряда данных».
За расстояние между рядами отвечает пункт «Боковой зазор». Ползунок, отведенный до упора влево, будет означать, что зазоров нет.
Подвигая его из стороны в сторону, можно настроить оптимальную толщину линий.
По завершении этих нехитрых манипуляцийПроектная диаграмма Гантазавершена. Из ее можно сразу экспортировать в Word или сохранить в отдельную книгу.
Cоздание проектной диаграммы Ганта в Excel
Как создать в Microsoft Excel проектную диаграмму Ганта (Gantt Chart), используя хитро настроенную линейчатую диаграмму с накоплением.
Диаграмма Ганта
- это горизонтальная гистограмма, которая часто применяется в приложениях управления проектами. Хотя Excel, по сути, не поддерживает такие диаграммы, создать простые диаграммы Ганта довольно легко. Главное - правильно настроить данные.
На рис. 137.1 показана диаграмма Ганта, созданная из данных в диапазоне А2:С13 . В диаграмме горизонтальная ось представляет собой общий промежуток времени для проекта, а каждый прямоугольник - задачу проекта. Человек, который смотрит такую диаграмму, сможет сразу увидеть длительность каждой задачи и определить параллельные задачи.
Столбец А содержит имя задачи, столбец В - соответствующую дату начала, а столбец С - длительность задачи в днях. Обратите внимание на то, что в ячейке А1 нет описательной надписи. Оставляя эту ячейку пустой, вы гарантируете, что Excel не использует столбцы А и В в качестве категорий осей.
Выполните следующие шаги, чтобы создать такую диаграмму.
- Выделите диапазон А1:С13 , выполните команду Вставка Диаграммы Гистограмма Все типы диаграмм и выберите тип Линейчатая с накоплением . Нажмите кнопку ОК .
- Удалите легенду.
- Выберите вертикальную ось и нажмите Ctrl+1 , чтобы вызвать диалоговое окно Формат оси .
- В диалоговом окне Формат оси перейдите в раздел Параметры оси и установите флажок обратный порядок категорий для отображения задач по порядку, начиная с верхней. Установите переключатель Горизонтальная ось пересекает в положение в максимальной категории для отображения даты в нижней части. Выполнив эти действия, нажмите кнопку Закрыть .
- Выберите ряд данных и откройте диалоговое окно Формат ряда данных .
- В этом окне перейдите в раздел Заливка Нет заливки , затем перейдите в раздел Цвет границы и установите переключатель в положение Нет линий . Выполнив эти действия, нажмите кнопку Закрыть . Эти шаги эффективно скрывают ряды данных.
- Выберите элемент Горизонтальная ось (значение) и вызовите диалоговое окно Формат оси .
- В окне Формат оси настройте параметры минимальное значение и максимальное значение, чтобы подобрать вид дат, которые вы хотите показать на оси. В этом примере минимальное значение - 5/3/2010, а максимальное - 7/21/2010.
- Укажите значение 7 в поле Основная , чтобы отображать интервалы в одну неделю, и используйте раздел Число для указания формата данных для подписей осей.
- Примените другие параметры форматирования по желанию.
Вы можете использовать онлайн наш файл примера диаграммы Ганта, расположенной в Office Web Apps при помощи Skydrive, и внести свои данные (изменения не будут сохраняться) или скачать себе на компьютер, для чего необходимо кликнуть по иконке Excel в правом нижнем углу.
